Quản lý khách sạn, Du lịch và Bất động sản

Hotline: +84 (0) 931 580 188

Viet Orient

Cẩm nang tư vấn, set up và quản lý khách sạn

Tại sao phải thuê Công ty Tư vấn, Setup và Quản lý Khách sạn, P2
NỘI DUNG CHÍNH


Hình ảnh một  khu nghỉ dưỡng do công ty tư vấn set up
 

Tại sao phải thuê tư vấn về công năng trong xây dựng khách sạn?


Qua quá trình chúng tôi làm việc với các chủ đầu tư, thống kê trong các dự án mà chúng tôi được tiếp cận, có tới 95-98% dự án đã chốt xong thiết kế, xuống móng và đang hoàn thiện. Lúc này, Chủ đầu tư mới nghĩ họ cần đến bên chuyên môn để set up (khởi tạo) và quản lý khách sạn cho hoạt động sau này nhưng họ quên mất rằng việc tư vấn về kỹ thuật, công năng trong xây dựng khách sạn cũng là một yếu tố hết sức quan trọng trong vấn đề đảm bảo việc hoạt động và kinh doanh của khách sạn một cách hiệu quả.

Giả thuyết thế này, có 2 khách sạn hoạt động cùng một thành phố, cùng phân khúc khách sạn, số lượng phòng tương đương, diện tích cũng tương đương nhưng một khách sạn thì kinh doanh hiệu quả hơn cái còn lại. Điều này làm cho Chủ đầu tư của khách sạn hoạt động kém hiệu quả kia không hài lòng với
Công ty quản lý khách sạn, giám đốc điều hành khách sạn và cho rằng năng lực kém, quản lý kém.
 
Vậy điều đó có đúng như kết luận của chủ đầu tư kia hay không thì chúng ta cùng phân tích rồi các bạn sẽ hiểu nó có thể sai ngay từ khâu thiết kế.

Qua các
dự án tư vấn, khởi tạo và quản lý khách sạn, chúng tôi nhận thấy rằng chủ đầu tư đều nghĩ công ty/đơn vị thiết kế khi thiết kế khách sạn thì đương nhiên họ đảm bảo được các tiện ích của khách sạn một cách hài hòa và hợp lý nhất. Xin thưa với các bạn rằng: không phải như vậy. Đơn vị thiết kế thì họ có chuyên môn về kiến trúc, kết cấu chứ không phải chuyên môn về công năng trong xây dựng khách sạn. Và đơn vị thiết kế cũng không thể trả cho một bên tư vấn set up khách sạn cho mỗi dự án vì chi phí này thì làm giảm lợi nhuận của họ. Một số đơn vị thiết kế có cơ hội thực hiện nhiều dự án, cứ tạm thời cho là mười cái hoặc hơn. Mỗi dự án thiết kế đó, họ lại rút ra được một số kinh nghiệm về công năng của nó. Và họ áp dụng những trải nghiệm đó cho những thiết kế của họ về sau. Tuy nhiên, chúng tôi khẳng định, không có một khách sạn nào sẽ giống khách sạn nào. Các khách sạn chỉ cần thay đổi diện tích thì tính năng về tiện ích của mỗi dịch vụ đã hoàn toàn khác.
 
Vậy nên, khi chúng tôi tiếp xúc với một số chủ đầu tư mà khách sạn của họ gặp lỗi về công năng trong xây dựng khách sạn, họ có phàn nàn với chúng tôi rằng bên thiết kế này làm việc không tốt, thậm chí bị kết luận là không biết thiết kế. Sự phán đoán này có vẻ không công bằng với đơn vị thiết kế kia chút nào.
 
Cuộc sống đã có câu: “Không ai giỏi hết tất cả mọi thứ”. Câu này hoàn toàn có thể áp dụng trong trường hợp này đối với đơn vị thiết kế nói trên cũng như chủ đầu tư hoặc bản thân chúng tôi - Công ty tư vấn, set up và quản lý khách sạn. Chúng ta, hãy thật xuất sắc trong lĩnh vực của mình.

Đến lúc này, chúng ta nhận thấy, phải có một đơn vị trung gian đứng giữa Đơn vị thiết kế và chủ đầu tư, đấy là Công ty tư vấn, thiết lập và vận hành khách sạn.
 
Tuy nhiên, lúc này, chủ đầu tư lại băn khoăn: Có nên thuê công ty tư vấn, set up và quản lý khách sạn hay không? Nếu không thuê thì Khách sạn có thể tiết kiệm được một khoản tiền.

Những chủ đầu tư có ý tưởng này thì phải cân nhắc lại. Tại sao? Ta hãy phân tích tiếp.

Ví dụ: Chi phí tư vấn về kỹ thuật và công năng là 500 triệu đồng. Số tiền phải chi này chỉ đầu tư 1 lần. Nhưng giá trị của nó mang lại thế nào? Tại sao chủ đầu tư phải trả số tiền nửa tỷ đồng cho mỗi việc tư vấn công năng của khách sạn trong khi chủ đầu tư có thể tham vấn một số bạn bè, đối tác, đồng nghiệp - những người có cơ hội đến nhiều vùng miền, nghỉ dưỡng ở nhiều khách sạn, họ cũng có thể biết chứ?

Các chủ đầu tư không sai khi tìm đến những nguồn tư vấn như vậy nhưng để vận hành khách sạn từ 3-5 sao, liệu những thông tin tư vấn của những người không có chuyên môn về quản lý khách sạn có chuyên nghiệp và đầy đủ?
 
Chúng tôi khẳng định: KHÔNG PHẢI NHƯ VẬY các bạn ạ. Trong vận hành khách sạn 3-5 sao, chỉ cần khách sạn sai công năng, thiếu tiện ích là sẽ phát sinh thêm nhân lực để đảm bảo phục vụ khách. Khi phát sinh thêm nhân lực hoặc sai tiện ích, khách sạn sẽ phát sinh thêm chi phí điện/nước, cơ cấu hoạt động của khách sạn thường phát sinh ở các bộ phận trực tiếp tiếp xúc với khách hàng như Lễ tân, Buồng phòng, Nhà hàng, bar, bếp… Do đó, chỉ cần mỗi bộ phận phát sinh thêm 2 nhân lực thì 5 bộ phận thành 10 nhân lực. Chúng ta làm phép tính nhân với mức lương trung bình là 7.000.000đ/nhân viên (bao gồm cả bảo hiểm, ăn uống và chế độ) thì với 10 nhân viên = 70 triệu/ tháng. Và như vậy, 1 năm = 840 triệu. Kinh doanh trong 10 năm = 8,4 tỷ đồng.

Xin lưu ý rằng: Đây chỉ là chi phí tiền lương của nhân viên phát sinh do sai sót trong Công năng của khách sạn chứ chưa tính đến chi phí điện, nước phát sinh thêm. Vậy như phân tích ở trên, ta sẽ chọn đơn vị tư vấn và trả họ nửa tỷ hay ta phải trả 8,4 tỷ đồng không?

 
Chúng tôi từng tiếp xúc với một chủ đầu tư dự án khách sạn đang xây dựng. Khi chúng tôi gặp chị trao đổi, chị tiết lộ với chúng tôi là chị thuê đơn vị thiết kế từ trong Sài Gòn. Chúng tôi có nói với chị là chị nên gửi thiết kế để chúng tôi tư vấn thêm nhưng chị phản ứng đầy hãnh diện “Chị thuê hẳn đơn vị thiết kế từ Sài Gòn, các em thấy ở đây có đơn vị nào dám thuê như chị không”. Hơn hai tháng sau, qua nhiều lần trao đổi, chị có gửi cho chúng tôi thiết kế của khách sạn. Khi chúng tôi nhìn vào thiết kế sơ đồ phòng thì thấy rất làm tiếc vì xung quanh khách sạn của chị đều là nhà dân, đã định hình xây biệt thự 3 tầng. Có nghĩa là từ tầng 4 trở đi, các phòng ở của khách sạn có thể làm cửa sổ nhìn ra ngoài. Ngoài ra, thiết kế của chị lại để 1 phòng ngay sau cầu thang và không có cửa sổ nhìn ra ngoài, diện tích phòng đó chỉ có 16m2. Trong khi đó, vị trí của khách sạn này ở vùng biển, khu vực mới phát triển nên hầu hết các khách sạn phòng đều rất rộng. Nên xét về mặt kinh doanh, phòng đó rất khó bán và như vậy là xây dựng và thiết kế không tính được hết tiện ích kinh doanh dẫn đến không hiệu quả.
 
Cong-ty-quan-ly-khach-san 2
Hình ảnh thiết kế phòng không có cửa sổ
 

Tại sao phải thuê tư vấn về kỹ thuật trong xây dựng khách sạn?

 
Nói về kỹ thuật, chúng tôi đưa ra đây một trong những dự án khách sạn của công ty chúng tôi đã set up và quản lý. Lúc chúng tôi tiếp cận chủ đầu tư, về mặt nghiệp vụ và lợi ích của Chủ đầu tư, chúng tôi khuyên chủ đầu tư nên ký hợp đồng về lĩnh vực tư vấn kỹ thuật, công năng, set up và quản lý khách sạn, dù với công ty của chúng tôi hay bất kỳ đơn vị tư vấn nào để tư vấn cho khách sạn cho đúng. Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hoạch định về kinh doanh để khách sạn sau khi mở cửa đón khách sẽ có khách và hoạt động hiệu quả hơn. Vì sao? vì việc ký hợp đồng kinh doanh khách sạn cũng có đặc thù riêng đó là thời điểm các công ty du lịch ký hợp đồng để đưa vào chương trình bán cho khách chỉ có 2-3 tháng trong một năm mà thôi. Thế nên, thời điểm mở cửa đón khách của khách sạn có hoạt động hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào thời điểm khách sạn mở cửa và có đủ thời gian để chuẩn bị các công tác marketing cũng như bán hàng. Nhưng khi Chủ đầu tư quyết định ký hợp đồng với công ty chúng tôi thì thời gian chỉ còn hơn 3 tháng để set up trước ngày khách sạn mở cửa đón khách. Và Chủ đầu tư không sử dụng dịch vụ tư vấn kỹ thuật và công năng của chúng tôi mà tự làm. Và hậu quả của việc đó là khách sạn không bố trí tiện ích một cách hợp lý, dẫn đến việc hoạt động kém hiệu quả, chi phí quản lý cao và chúng tôi- đơn vị quản lý khách sạn phải quản lý khách sạn này với chi phí vận hành cao hơn.
 
Chúng tôi đưa ra một số ví dụ về việc nếu không sử dụng gói tư vấn kỹ thuật, khách sạn này khi đi vào vận hành đã gặp một số vấn đề như sau:

   • Thỉnh thoảng khách bị dựng dậy vì lý do chuông báo cháy tự kêu.
   • Khách mở nước ra tắm thì nước nóng và lạnh không chung hòa với nhau mà lúc nóng lúc lạnh.

 
Lúc đầu, Chủ đầu tư tự khắc phục bằng cách tăng cường thêm 04 bơm để đẩy theo lời tư vấn của bên thi công nhưng tình hình không được cải thiện. Sau đó, chúng tôi cử chuyên gia của công ty khảo sát lại, đánh giá và đưa ra phương án khắc phục và sau đó vấn đề đã được khác phục một cách triệt để.

Ví dụ khác: Khách sạn lúc đông khách, các phòng đều rất mùi.

Chúng tôi kiểm tra phát hiện ra nguyên nhân là lúc xây dựng công trình, việc giám sát thi công không tốt, dẫn đến các đầu nối ở bồn tắm, lavabo và thoát sàn nhà vệ sinh hở, đó là nguyên nhân dẫn đến mùi hôi xông lên các phòng. Sau đó, Phương án đưa ra để khắc phục là tất cả các phòng có bồn tắm đều được tháo ra và làm lại. Hình ảnh minh họa như dưới đây:
 
Thoát bồn tắm không tạo thỏ ngăn mùi
 
Thoát bồn tắm không tạo thỏ ngăn mùi
 
Thoát mùi không kết nối, bỏ lửng
 
Thoát mùi không kết nối, bỏ lửng
 
►Không sử dụng gói tư vấn công năng: Vẫn ví dụ về khách sạn nói trên, khi chúng tôi khảo sát lại toàn bộ dịch vụ của khách sạn thì có 4 địa điểm của khách sạn có quầy bar (tầng 12, tầng 5 - Sảnh lễ tân, tầng 3 – Nhà hàng, tầng 2 - Khu spa) nhưng chỉ có một quầy bar bố trí chỗ rửa ly, cốc, tách. Việc bố trí này tiết kiệm về mặt đầu tư ban đầu nhưng ảnh hưởng đến vận hành khách sạn khi đi vào hoạt động. Không có khu vực rửa ly cốc tách tại quầy bar dẫn đến phát sinh nhân lực và thời gian để di chuyển ly cốc tách đến khu vực rửa. Thêm nữa, việc rửa chung cốc tách với với bát đĩa là nguyên nhân dẫn đến vỡ ly cốc.
 
Còn rất nhiều vấn đề nữa ảnh hưởng đến hoạt động vận hành của khách sạn sau này, tuy nhiên giới hạn trong 1 bài viết, chúng tôi chỉ nêu ra một số vấn đề tượng trưng, minh họa để chủ đầu tư hiểu hơn về sự cần thiết phải có Công ty tư vấn, set up và quản lý khách sạn đối với hoạt động kinh doanh khách sạn.

Chúng tôi – Đơn vị quản lý khách sạn viết những lời tâm sự này, mong Chủ đầu tư hiểu giá trị của công việc chúng tôi đang làm và những lợi ích chúng tôi mang lại khi chúng tôi được hợp tác cùng quý vị.


Nguyễn Văn Quảng
Tổng giám đốc - C.E.O
Công ty Tư vấn set up và Quản lý Khách sạn Viet Orient

Hệ thống khách sạn
Vui lòng chọn khách sạn Ngày đến Ngày đi Đặt phòng